« La sécurité est l’affaire de tous »
Le bon déroulement d’une mission est le fruit d’une préparation sérieuse et de la stricte application des consignes et procédures de sûreté mises en place par IFP Énergies nouvelles. Votre engagement personnel est indispensable au maintien d’une sécurité efficace pour vous mais aussi pour les autres collaborateurs de la société.
Lors de vos missions, la vigilance doit être permanente. Dans le cadre d’un déplacement dans un pays à risques, la lecture des informations et recommandations dispensées dans les fiches pays du site du Ministère des Affaires Étrangères s’impose à tous. Ce site est le site de référence pour déterminer le risque pays de votre mission.
Les quelques conseils cités dans ce guide ne sont qu’un cadre très général qu’il vous faudra ensuite compléter à la lumière de vos propres expériences.
La protection de l’information demande également une attention particulière dans le cadre d’une mission.
« Pensez toujours à votre Sécurité »
Sommaire :
Avant le départ
Les numéros utiles
La « check-list »
Les procédures particulières
A l’étranger, pendant la mission
Les recommandations pour prévenir les risques d’incident
Les recommandations en cas de situation critique
Les recommandations en cas d’urgence médicale
La protection de l’information
Le retour de mission
Les pays à risques
Avant le départ
Préparez la mission en consultant la fiche du pays que vous visitez. Elle fournit des informations et des conseils sur la situation sécuritaire et sanitaire ainsi que les numéros utiles : ambassade, consulat, hôpitaux. Consultez :
▪ http://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs (site de référence pour l’évaluation du risque pays)
▪ www.securite-sf.com numéro d'abonné IFPEN : 0700878 (pour affiner au besoin votre analyse du risque pays)
Conservez ces numéros en permanence sur vous, et/ou reportez- vous à l’application smartphone « Urgence mission » d’IFPEN :
- Assistance Rapatriement (AXA Assistance) : +33 (0)1 49 65 25 02 Ligne dédiée au groupe IFPEN. Indiquer l’entité d’appartenance.
- Astreinte IFPEN 24/24 : +33 (0)6 07 58 10 98
- Représentations françaises sur place : ambassade, consulat.
- Scutum Security First (SSF) : +33 (0)1 55 57 16 16. Pour les questions sécuritaires, évolution de la situation sur place.
- Perte, vol de carte bancaire, Amex : +33 (0)1 47 77 72 00 ou votre banque.
- Passeport (vérifier sa durée de validité, en général 6 mois avant date retour, conserver avec vous une photocopie ou un scan).
- Visa en règle (attention aux incompatibilités de pays).
- Billet(s) d’avion.
- Carte(s) de crédit, devises (petites coupures).
- Carnet de vaccination (à jour).
- Groupe sanguin et informations médicales vitales.
- Carte européenne de sécurité sociale.
- Coordonnées de vos correspondants sur place (Une lettre d'invitation de votre client peut également être utile).
- Coordonnées de l’Ambassade, du Consulat local.
- Plan du pays, de la ville.
- Équipements de protection individuelle définis dans le plan de prévention (pour les missions de chantier).
Certaines destinations peuvent faire l’objet, selon la situation du pays, d’une interdiction totale, d’une stricte limitation à des missions prioritaires ou peuvent nécessiter des procédures particulières : autorisation préalable, sensibilisation aux risques, organisation de l’accueil, signalement au consulat général de France, etc.
Pour les pays à risques, vous devez vous signaler sur le portail Ariane du site conseil aux voyageurs.
Par ailleurs, en cas de dégradation de la situation politique d’un pays, il est important que l’on puisse vous joindre à tout moment. Il est alors essentiel de notifier au bureau le moindre détail sur vos modifications d’agenda, d’itinéraire, d’hôtel, etc.
A l’étranger, pendant la mission
Les recommandations pour prévenir les risques d’incident.
- Au quotidien, pensez en permanence à votre propre sécurité.
- Ayez une attitude et un comportement le plus neutre possible pour ne pas attirer l’attention.
- Évitez d’emporter tout objet de valeur (bijoux, etc.).
- L’argent liquide doit être détenu de préférence en petites coupures. Répartissez celles-ci dans plusieurs poches.
- Respectez les usages locaux et les religions pratiquées.
- Évitez toute remarque pouvant être perçue comme une insulte au pays ou à ses coutumes.
- Respectez les lois locales notamment celles relatives à l’alcool, aux mœurs, aux stupéfiants.
- Ne tenez aucun propos à caractère politique.
- Évitez les quartiers à risques, les rues désertes, les promenades nocturnes en solitaire.
- Évitez de partager un taxi avec un inconnu.
- Cassez les routines : variez vos trajets et vos horaires de sortie, de retour (de 20 minutes par ex.).
- N’acceptez jamais de prendre le colis d’un inconnu.
- Méfiez-vous des personnes « avenantes » (pouvant ensuite exercer un chantage, une pression sur vous).
- Informez vos amis, vos collègues de votre date de retour.
- Restez en contact, essayez de rester toujours joignable, appelez régulièrement le bureau.
- A l’arrivée, si vous êtes attendu vous devez pouvoir reconnaître votre interlocuteur (identifié pendant la préparation du voyage).
- La pancarte, brandie par un chauffeur avec le nom du voyageur ou de l’entreprise est formellement déconseillée.
- Si vous devez prendre un taxi, ne prenez celui-ci qu’aux endroits « officiels » ou faites-le appeler par l’hôtel et restez discret.
« D’une façon générale, il faut rester sur ses gardes en permanence et faire preuve d’une très grande prudence dans les pays à risques »
Les recommandations en cas de situation critique
- Si vous êtes menacé, agressé, ne résistez pas ; donnez tout ce dont vous disposez, faites profil bas.
- En présence d’une arme à feu suivez les instructions de votre agresseur, ne fixez pas son regard. Évitez tout mouvement brusque ; ne faites pas de commentaire : un agresseur est souvent dans un état de stress important, au moindre comportement ambigu il peut prendre peur, paniquer et devenir extrêmement violent.
- Si l’adversaire vous frappe, protégez votre visage ; roulez-vous en boule pour protéger vos organes vitaux.
- Évitez de vous débattre, vos agresseurs se lasseront si vous n’êtes plus une menace.
- Ne soyez pas menaçant, ne laissez pas sous-entendre qu’il y aura des représailles.
- Quel que soit le type d’agression, la meilleure réaction est la fuite et le refuge auprès de la police ou des autorités locales.
Les recommandations en cas d’urgence médicale
Contactez le prestataire AXA en tout premier lieu pour bénéficier de son large réseau de professionnels de santé et de ses conseils pour des lieux de soins sûrs (cf. numéros utiles et appli IFPEN « Urgence mission »).
La protection de l’information
Avant de partir
- Utilisez de préférence du matériel dédié aux missions. Ces appareils ne doivent contenir aucune information autre que celles dont vous avez besoin pour la mission.
- Évitez de partir avec des données sensibles. Privilégiez, si possible, la récupération de fichiers sur votre lieu de mission en accédant au réseau de votre organisme avec une liaison VPN.
- Sauvegardez sur le réseau IFPEN les données que vous emporterez.
- Les portables entreprise étant sécurisés, les missionnaires peuvent toutefois partir en mission avec leur PC, en veillant cependant à décharger les données à caractère confidentiel.
Concernant les portables scientifiques, les missionnaires doivent faire installer par la DSI la solution de chiffrement des PC portables linux (demande à anticiper au moins deux semaines à l'avance).
Attention aux échanges de documents, par exemple, par clé USB lors de présentations commerciales ou lors de colloques. N'utilisez pas de clés USB appartenant à des tiers ou dont vous ignorez la provenance : elles peuvent contenir des logiciels malveillants. Emportez une clé destinée à ces échanges, vierge ou effacée fournie par la DSI et de préférence chiffrée.
Pendant la mission - dans les transports, les lieux publics, les ascenseurs, les salles d’attente
Il est demandé aux missionnaires de garder leurs PC, téléphones portables et PDA avec eux durant le voyage.
- N’utilisez pas un autre ordinateur que le vôtre pour vous connecter au SI.
- Ne permettez à personne de brancher un équipement USB ou carte mémoire à votre ordinateur.
- Si vous n’avez pas besoin de WiFi, Bluetooth ou de GPS, désactivez ces fonctionnalités.
- Ne vous connectez pas à des réseaux WiFi inconnus.
- Utilisez systématiquement le VPN sur les réseaux WiFi.
- Méfiez-vous des fenêtres pop-up vous invitant à cliquer sur des liens lorsque vous êtes connectés à un réseau hors IFPEN.
- Soyez très vigilants à l’égard des rencontres « sympathiques » (certains professionnels du renseignement excellent dans l’art de nouer des contacts).
- N’abordez aucun sujet professionnel avec des inconnus.
- Evitez de lire des dossiers sensibles, d’utiliser votre ordinateur. Un filtre pour l'écran de votre PC portable peut être fourni par la DSI.
- Évitez de lire des dossiers sensibles, d’utiliser votre ordinateur.
- En cas d’inspection ou de saisie par les autorités, informez immédiatement votre organisme. Fournissez les mots de passe et clés de chiffrement si vous y êtes contraint par les autorités locales puis alertez la DSI afin de bloquer tous les accès.
- Évitez de téléphoner, de discuter avec des collègues de chiffres, de contacts importants, de clients (ne pas citer de noms).
A l’hôtel
- Ne laissez pas les documents sensibles accessibles dans la chambre ; ne les déposez pas dans le coffre de l’hôtel.
- Si vous devez aborder des sujets sensibles, utilisez votre téléphone portable (évitez de téléphoner dans la chambre)
- N’utilisez pas les ordinateurs en libre accès
Au restaurant, au café
- Ne laissez rien au vestiaire qui contienne une information confidentielle.
- Soyez discret (une indiscrétion peut être utilisée à votre insu lors du passage d’un serveur, du maître d’hôtel).
Dans une salle de réunion
- Gardez un œil sur vos documents lors des pauses.
- En quittant la salle, assurez-vous de ne rien avoir oublié.
Dans une voiture de location
- Ne laissez rien à l’intérieur même si ce n’est pas visible (le véhicule pouvant être volé ou fracturé).
En cas de perte, de vol, d'inspection ou de saisie par les autorités d'un équipement ou d'informations, informez immédiatement votre directeur et la DSI.
Le retour de mission
- Ne rebranchez pas votre équipement immédiatement sur le réseau de l’entreprise, mais analysez ou faites analyser vos équipements informatiques par un test antivirus.
- Changez tous les mots de passe, tant professionnels que personnels, que vous avez utilisés pendant votre voyage.
Le retour d’expérience peut être précieux pour les autres collaborateurs du Groupe. Faites part de vos remarques, signalez toute anomalie, incident, situation dangereuse ou alarmante, etc. :
- dans le compte rendu de mission,
- en établissant les fiches adaptées (accident, incident situation dangereuse pour les éléments touchant la sécurité du personnel, déclaration de malveillance pour le vol d'équipements ou d'informations).
Les pays à risques
Les informations sur la situation dans chaque pays ainsi que les alertes et conseils sont accessibles sur les sites : http://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs
www.securite-sf.com numéro d'abonné IFPEN : 0700878
